Takeda Italia: Digitalisierung und Automatisierung von Order Management und Reklamationsbearbeitung
Integrierte digitale Lösungen zur Optimierung von Dokumentenprozessen, Rückverfolgbarkeit und Ausnahmefallmanagement.
Die Kunden
Takeda Italia, ein weltweit tätiges biopharmazeutisches Unternehmen im Dienste der Gesundheit
Takeda ist ein globales biopharmazeutisches Unternehmen mit dem Anspruch, „eine bessere Gesundheit für Menschen und eine bessere Zukunft für die Welt“ zu schaffen. Mit ihrer über 240-jährigen Geschichte ist die Gruppe heute in mehr als 80 Ländern vertreten, beschäftigt rund 50.000 Mitarbeitende und entwickelt innovative Arzneimittel in sechs zentralen Therapiebereichen: Gastroenterologie und Entzündungskrankheiten, seltene Erkrankungen, plasmabasierte Therapien, Onkologie, Neurowissenschaften sowie Impfstoffe.
Seit mehr als 40 Jahren ist Takeda in Italien vertreten und trägt mit seinem hochmodernen Produktionsnetzwerk, das auf Plasmafraktionierung spezialisiert ist, zur Wachstumsstrategie der Gruppe bei. Das Unternehmen arbeitet eng mit Patientenverbänden zusammen und pflegt starke Partnerschaften mit Institutionen. Zudem entwickelt es digitale Unterstützungsinstrumente sowie Angebote für die häusliche Versorgung, um die Betreuung und Lebensqualität von Patienten nachhaltig zu verbessern.
Die Herausforderung
Der Fokus von Takeda Italia im Bereich Order Management und Reklamationsbearbeitung
Im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses hat Takeda Italia seine Abläufe im Order Management und in der Reklamationsbearbeitung neu gestaltet. Dabei wurden manuelle Tätigkeiten reduziert und die End-to-End-Transparenz entlang des gesamten operativen Ablaufs deutlich verbessert.
Zu den wichtigsten Zielen der Initiative zählten:
Vereinfachte Auftragsabwicklung und Dokumentenverwaltung über mehrere Kanäle hinweg.
Schnellere Identifizierung und effizientere Bearbeitung von Ausnahmefällen.
Unterstützung klar definierter Workflows zwischen internen Teams und externen Partnern.
Optimierung von Rückverfolgbarkeit, Dokumentenverfügbarkeit und Prozesskontrolle.
o.
Förderung eines stärker integrierten digitalen Informationsflusses mit den zentralen Unternehmenssystemen.
Die Lösung
Die digitale Plattform von Tesisquare für Prozessautomatisierung und Management by Exception
Tesisquare unterstützte Takeda Italia bei der Implementierung einer integrierten digitalen Plattform, die die Transparenz im Order Management erhöht, wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert und Management by Exception ermöglicht.
Die Lösung half dabei, den operativen Ablauf zu standardisieren und effizienter zu gestalten – von der Dokumentenerfassung und Datenverarbeitung über das Management von Ausnahmefällen bis hin zu Genehmigungsprozessen und der Integration der Systeme.
Die wichtigsten Komponenten der Tesisquare-Lösung für Takeda:
Zentrale Verwaltung
eingehender Dokumente und Informationsflüsse.
Automatische Prüfungen und Benachrichtigungen
für eine schnellere Bearbeitung von Ausnahmefällen.
Klare Workflows
zur Förderung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen beteiligten Stakeholdern.
Integration mit den Takeda-Systemen
und externen Partnern zur Reduzierung manueller Prozessschritte.
Verbesserte Dokumentenverfügbarkeit und Rückverfolgbarkeit
zur Unterstützung der operativen Kontrolle und Auditfähigkeit.
Die Ergebnisse
Operative Vorteile für Order Management und After-Sales-Prozesse
Die Initiative trug dazu bei, ein stärker digitalisiertes, transparenteres und effizienteres Betriebsmodell zu etablieren. Dadurch konnte Takeda Italia die Prozesse im Order Management und im After-Sales-Bereich optimieren.
01
Reduzierung manueller Tätigkeiten
Die Automatisierung von Routineprüfungen reduziert wiederkehrende manuelle Aufgaben.
02
Schnellere Bearbeitung von Ausnahmefällen
Operative Störungen und Reklamationen werden frühzeitig erkannt und zeitnah bearbeitet, wodurch Auswirkungen auf das Tagesgeschäft minimiert werden.
03
Verbesserte Transparenz
Umfassender Echtzeit-Überblick über den Status von Aufträgen und Dokumentationsprozessen.
04
Effizientere Zusammenarbeit
Klare, nachvollziehbare und integrierte Kommunikationsprozesse zwischen internen Bereichen und externen Partnern.
05
Stärkere Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten
Die internen Teams können sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben, den Kundenservice und die Verbesserung der Patient Experience konzentrieren.
Erfolgsbeispiele
Das sagen unsere Kunden
Jessica Fiorenza
Supply Chain & Operations Lead, Takeda Italia
„Bei Takeda ist die digitale Transformation zentraler Bestandteil der werteorientierten Unternehmenskultur. Ziel ist es, einen noch größeren Mehrwert für Patienten und die Gemeinschaften zu schaffen, denen wir verpflichtet sind.“
„Die Digitalisierung unserer Order-Management- und Reklamationsprozesse hat es uns ermöglicht, die Kontrolle über die operativen Abläufe zu stärken, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und Ausnahmefälle schneller zu bearbeiten. Dadurch hat sich die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams spürbar verbessert, und wir können unsere Ressourcen gezielter für die Unterstützung unserer Kunden einsetzen.“
Sonia Paolo
Trade and Operations Senior Manager, Takeda Italia
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