Ab dem 1. Januar 2027 erreicht die B2B-E-Rechnung in Deutschland die nächste entscheidende Stufe: Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro können sich dann grundsätzlich nicht mehr auf die allgemeine Übergangsregelung für Papier- und einfache PDF-Rechnungen berufen.
Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse noch nicht entsprechend umgestellt haben, sollten jetzt handeln. Denn um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen ERP- und Buchhaltungssysteme, Schnittstellen, Datenformate und interne Prozesse rechtzeitig auf die strukturierte E-Rechnung vorbereitet werden. Ein erster Schritt ist die Bestandsaufnahme: Welche Rechnungsformate können die vorhandenen Systeme bereits verarbeiten und wo besteht Anpassungsbedarf?
Seit dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland ansässige Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dabei handelt es sich um strukturierte, maschinenlesbare Dateien, die elektronisch weiterverarbeitet werden können.
E-Rechnung 2027: Welche Fristen gelten?
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller im Rahmen der Übergangsregelung weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen sind in diesem Zeitraum weiterhin möglich; andere elektronische Formate wie einfache PDF-Rechnungen können mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsregelung bis Ende 2027.
Für zwei Fälle gelten besondere Regelungen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Auch für Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG gelten besondere Ausnahmeregelungen.
Auch bestehende EDI-Verfahren können weiterhin genutzt werden, sofern sie die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Für EDI-Verfahren, die diese Voraussetzungen noch nicht erfüllen, gilt eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931: Welche Formate sind zulässig?
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Insbesondere Formate, die der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen, erfüllen diese Voraussetzung.
Zu den in Deutschland gebräuchlichen E-Rechnungsformaten zählen XRechnung – ein rein XML-basiertes Format – sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Letzteres ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einer eingebetteten, systemverarbeitbaren XML-Datei. ZUGFeRD ist dabei kein einheitliches Format, sondern umfasst verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang.
Neben XRechnung und ZUGFeRD können auch andere strukturierte Formate verwendet werden. Voraussetzung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben ermöglicht. Unter diesen Voraussetzungen können beispielsweise auch EDI-Verfahren wie EDIFACT für E-Rechnungen eingesetzt werden.
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL von ZUGFeRD erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung nicht. Profile, die dem Datenniveau der EN 16931 entsprechen oder darüber hinausgehen, können dagegen die Anforderungen erfüllen.
Ein einfaches PDF stellt keine E-Rechnung dar, da es kein strukturiertes elektronisches Format ist.
E-Rechnung im bestehenden ERP umsetzen: Was Unternehmen jetzt tun sollten
2026 ist kein Jahr des Abwartens – es ist das Jahr, in dem operative Handlungsfähigkeit aufgebaut werden muss. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre ERP- und Buchhaltungssysteme strukturierte E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten können. Darüber hinaus gilt es, Prüfprozesse für ein- und ausgehende Rechnungen einzurichten und den Rechnungsaustausch mit Lieferanten und Kunden entsprechend anzupassen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Unternehmen erstellt seine Ausgangsrechnungen bisher direkt aus dem ERP-System und versendet sie als PDF per E-Mail. Für die künftig verpflichtende Ausstellung strukturierter E-Rechnungen reicht dieser Prozess bei den betroffenen Geschäftsvorgängen nicht mehr aus. Das Unternehmen muss deshalb prüfen, ob sein ERP-System die erforderlichen Formate bereits unterstützt oder ob eine zusätzliche Schnittstelle beziehungsweise eine integrierte E-Invoicing-Lösung benötigt wird. So können Rechnungsdaten weiterhin im bestehenden System erzeugt und anschließend in das erforderliche strukturierte Format überführt werden, ohne dass dafür zwangsläufig ein Austausch des ERP-Systems notwendig ist. Dabei sollten nicht nur die Rechnungsformate selbst betrachtet werden. Auch Schnittstellen, Datenkonvertierung, Validierung, Archivierung sowie die Integration in bestehende Buchhaltungs- und Freigabeprozesse spielen bei der Umstellung eine wichtige Rolle.
Ein zentrales Referenzdokument für alle, die sich vertieft mit dem Thema befassen, ist das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Bei der Aufbewahrung gilt: Ein- und Ausgangsrechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
E-Invoicing integrieren, ohne das ERP zu ersetzen
Die Umstellung auf die E-Rechnung muss nicht zwangsläufig einen Austausch bestehender ERP- oder Buchhaltungssysteme bedeuten. Tesisquare unterstützt Unternehmen dabei, E-Invoicing in vorhandene IT-Landschaften und Prozesse zu integrieren.
Mit TESI Extended Integration eINVOICING können Unternehmen ihre Rechnungsdaten in strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln und die Lösung in ihre ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Auch der Versand und Empfang elektronischer Rechnungen sowie die Prüfung der Rechnungsdaten lassen sich in bestehende Abläufe einbinden. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können so frühzeitig erkannt und zur Korrektur bereitgestellt werden. Unternehmen können ihre vorhandenen Systeme weiter nutzen und ihre Rechnungsprozesse schrittweise automatisieren.
E-Rechnung 2027: Jetzt die Umstellung angehen
Ist Ihr Unternehmen bereits auf die Anforderungen der E-Rechnung 2027 vorbereitet? Tesisquare unterstützt Sie dabei, Ihre bestehenden Rechnungsprozesse zu überprüfen, E-Invoicing in Ihre Systemlandschaft zu integrieren und passende Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
