Ab dem 1. Januar 2027 erreicht die B2B-E-Rechnung in Deutschland die n\u00e4chste entscheidende Stufe: Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro k\u00f6nnen sich dann grunds\u00e4tzlich nicht mehr auf die allgemeine \u00dcbergangsregelung f\u00fcr Papier- und einfache PDF-Rechnungen berufen.<\/p>\n\n\n\n
Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse noch nicht entsprechend umgestellt haben, sollten jetzt handeln. Denn um die gesetzlichen Anforderungen zu erf\u00fcllen, m\u00fcssen ERP- und Buchhaltungssysteme, Schnittstellen, Datenformate und interne Prozesse rechtzeitig auf die strukturierte E-Rechnung vorbereitet werden. Ein erster Schritt ist die Bestandsaufnahme: Welche Rechnungsformate k\u00f6nnen die vorhandenen Systeme bereits verarbeiten und wo besteht Anpassungsbedarf?<\/p>\n\n\n\n
Seit dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland ans\u00e4ssige Unternehmen grunds\u00e4tzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu k\u00f6nnen. Dabei handelt es sich um strukturierte, maschinenlesbare Dateien, die elektronisch weiterverarbeitet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Bis zum 31. Dezember 2026 k\u00f6nnen Rechnungsaussteller im Rahmen der \u00dcbergangsregelung weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen sind in diesem Zeitraum weiterhin m\u00f6glich; andere elektronische Formate wie einfache PDF-Rechnungen k\u00f6nnen mit Zustimmung des Empf\u00e4ngers verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro<\/strong> m\u00fcssen ab dem 1. Januar 2027 bei den betroffenen Ums\u00e4tzen zwischen inl\u00e4ndischen Unternehmen grunds\u00e4tzlich E-Rechnungen ausstellen. F\u00fcr Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von h\u00f6chstens 800.000 Euro verl\u00e4ngert sich die \u00dcbergangsregelung bis Ende 2027.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr zwei F\u00e4lle gelten besondere Regelungen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Auch f\u00fcr Leistungen von Kleinunternehmern nach \u00a7 19 UStG gelten besondere Ausnahmeregelungen.<\/p>\n\n\n\n Auch bestehende EDI-Verfahren k\u00f6nnen weiterhin genutzt werden, sofern sie die Anforderungen an eine E-Rechnung erf\u00fcllen. F\u00fcr EDI-Verfahren, die diese Voraussetzungen noch nicht erf\u00fcllen, gilt eine \u00dcbergangsregelung bis Ende 2027.<\/p>\n\n\n\n Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung erm\u00f6glicht. Insbesondere Formate, die der europ\u00e4ischen Normenreihe EN 16931 entsprechen, erf\u00fcllen diese Voraussetzung.<\/p>\n\n\n\n Zu den in Deutschland gebr\u00e4uchlichen E-Rechnungsformaten z\u00e4hlen XRechnung \u2013 ein rein XML-basiertes Format \u2013 sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1.<\/p>\n\n\n\n Letzteres ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einer eingebetteten, systemverarbeitbaren XML-Datei. ZUGFeRD ist dabei kein einheitliches Format, sondern umfasst verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang.<\/p>\n\n\n\n Neben XRechnung und ZUGFeRD k\u00f6nnen auch andere strukturierte Formate verwendet werden. Voraussetzung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollst\u00e4ndige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben erm\u00f6glicht. Unter diesen Voraussetzungen k\u00f6nnen beispielsweise auch EDI-Verfahren wie EDIFACT f\u00fcr E-Rechnungen eingesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n Die Profile MINIMUM und BASIC-WL von ZUGFeRD erf\u00fcllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen f\u00fcr eine E-Rechnung nicht. Profile, die dem Datenniveau der EN 16931 entsprechen oder dar\u00fcber hinausgehen, k\u00f6nnen dagegen die Anforderungen erf\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n Ein einfaches PDF stellt keine E-Rechnung dar, da es kein strukturiertes elektronisches Format ist.<\/strong><\/p>\n\n\n\n 2026 ist kein Jahr des Abwartens \u2013 es ist das Jahr, in dem operative Handlungsf\u00e4higkeit aufgebaut werden muss. Unternehmen sollten pr\u00fcfen, ob ihre ERP- und Buchhaltungssysteme strukturierte E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten k\u00f6nnen. Dar\u00fcber hinaus gilt es, Pr\u00fcfprozesse f\u00fcr ein- und ausgehende Rechnungen einzurichten und den Rechnungsaustausch mit Lieferanten und Kunden entsprechend anzupassen.<\/p>\n\n\n\n Ein Beispiel aus der Praxis:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ein Unternehmen erstellt seine Ausgangsrechnungen bisher direkt aus dem ERP-System und versendet sie als PDF per E-Mail. F\u00fcr die k\u00fcnftig verpflichtende Ausstellung strukturierter E-Rechnungen reicht dieser Prozess bei den betroffenen Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4ngen nicht mehr aus. Das Unternehmen muss deshalb pr\u00fcfen, ob sein ERP-System die erforderlichen Formate bereits unterst\u00fctzt oder ob eine zus\u00e4tzliche Schnittstelle beziehungsweise eine integrierte E-Invoicing-L\u00f6sung ben\u00f6tigt wird. So k\u00f6nnen Rechnungsdaten weiterhin im bestehenden System erzeugt und anschlie\u00dfend in das erforderliche strukturierte Format \u00fcberf\u00fchrt werden, ohne dass daf\u00fcr zwangsl\u00e4ufig ein Austausch des ERP-Systems notwendig ist. Dabei sollten nicht nur die Rechnungsformate selbst betrachtet werden. Auch Schnittstellen, Datenkonvertierung, Validierung, Archivierung sowie die Integration in bestehende Buchhaltungs- und Freigabeprozesse spielen bei der Umstellung eine wichtige Rolle.<\/p>\n\n\n\n Ein zentrales Referenzdokument f\u00fcr alle, die sich vertieft mit dem Thema befassen, ist das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Bei der Aufbewahrung gilt: Ein- und Ausgangsrechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner urspr\u00fcnglichen Form vorliegt.<\/p>\n\n\n\n Die Umstellung auf die E-Rechnung muss nicht zwangsl\u00e4ufig einen Austausch bestehender ERP- oder Buchhaltungssysteme bedeuten. Tesisquare unterst\u00fctzt Unternehmen dabei, E-Invoicing in vorhandene IT-Landschaften und Prozesse zu integrieren.<\/p>\n\n\n\nXRechnung, ZUGFeRD und EN 16931: Welche Formate sind zul\u00e4ssig?<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
E-Rechnung im bestehenden ERP umsetzen: Was Unternehmen jetzt tun sollten<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
E-Invoicing integrieren, ohne das ERP zu ersetzen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n